Бухгалтерия каждого предприятия (организации) должна вести строгий учет выданных доверенностей. Этой цели служит Журнал учета выданных доверенностей. При массовой выписке доверенностей этот журнал помогает сориентироваться в нумерации данных бланков, отследить количество выданных экземпляров.

При помощи Книги учета (регистрации) выдачи доверенностей всегда можно уточнить, когда, кому и для чего выдавалась доверенность, на какой срок. Так как работник, получивший доверенность, расписывается в журнале, исключается вероятность конфликтов, связанных с утерей доверенности.

О неиспользованных доверенностях в Журнале учета выданных доверенностей делается соответствующая отметка.

Графы для заполнения в Журнале учета выданных доверенностей:
1. № доверенности
2. Дата выдачи
3. Срок действия доверенности
4. Должность и фамилия лица, которому выдана доверенность
5. Поставщик
6. Номер и дата наряда (заменяющего наряд документа или извещения)
7. расписка лица, получившего доверенность
8. Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения